De kunst van het briefen: hoe je jouw ideeën effectief aan je standenbouwer overbrengt

Project & Eventmanager bij E-demonstrations

EXPERT IN ONTWERPEN EN BOUWEN VAN MODULAIRE STANDEN

Hans is een project en eventmanager met een brede algemene kennis in de eventsector. Over grafische vormgeving, 3D ontwerp, marketing, schrijnwerkerij en modulaire standenbouw maak je hem niets wijs.

Dit artikel werd geschreven door Hans Vanheusden

De kunst van het briefen: hoe je jouw ideeën effectief aan je standenbouwer overbrengt

Als project- en eventmanager heb ik doorheen de jaren een scala aan projecten verwezenlijkt, van heel eenvoudige tot de meest complexe stands. Cruciaal om tot het beste resultaat te komen: het belang van een duidelijke briefing en effectieve communicatie tussen de klant en de standenbouwer. In dit artikel heb ik het dan ook graag over hoe je je ideeën en briefing nu het best aanlevert en welke aandachtspunten er zijn.

1. Begin met een duidelijk doel
Voordat je begint na te denken over het ontwerp van je stand, is het essentieel om een duidelijk doel voor ogen te hebben. Wat wilt je bereiken met je stand? Wil je producten promoten, leads genereren, de merkbekendheid vergroten of nog iets anders? Door een helder doel te hebben, kan je gerichter werken aan het ontwerp van uw stand.

2. Wees specifiek in je briefing
Bij het aanleveren van je briefing aan jouw standenbouwer is het van cruciaal belang om zo specifiek mogelijk te zijn. Beschrijf jouw doelstellingen, de boodschap die je wil overbrengen, de gewenste uitstraling en eventuele speciale vereisten. Geef ook informatie over de locatie en de data van het evenement, de beschikbare ruimte. Denk hierbij aan de lengte en de breedte maar vergeet ook de hoogte en de oriëntatie niet. En licht zeker ook de eventuele beperkingen toe.

3. Budget
Er heerst vaak een taboesfeer rond, en toegegeven, het is als klant niet altijd even makkelijk om een realistische begroting te maken, maar het uitspreken van een beschikbaar budget is van groot belang om de haalbaarheid van een project te kunnen inschatten en zo snel mogelijk bij te sturen indien nodig. Het stelt de standenbouwer namelijk in staat om realistische ontwerpen te creëren die passen binnen je financiële mogelijkheden. Het laat hen ook toe om in samenspraak strategische keuzes te maken op basis van het budget, zoals het selecteren van materialen, het bepalen van de omvang van de stand en het beslissen over eventuele extra functies of technologische integraties.
Het voorkomt ook dat er ontwerpen worden voorgesteld die ver buiten jouw budget vallen, wat uiteindelijk tot teleurstellingen kan leiden.

4. Verzamel en/of visualiseer
Breng jouw ideeën in kaart door inspiratie te verzamelen en research te doen. Blader door magazines, websites, sociale media en bezoek andere evenementen om te zien wat andere bedrijven doen.

4.1 Maak een moodboard
Kies de meest inspirerende afbeeldingen en materialen uit uw verzamelde bronnen en organiseer ze op een “moodboard”. Dit kan fysiek op een vel papier of karton worden gedaan door afbeeldingen uit te knippen en ze op te plakken , maar het kan ook digitaal met behulp van speciale softwareprogramma’s zoals Canva of Adobe Spark, maar ook met Pinterest en powerpoint kom je al een heel eind. Probeer hierbij voor jezelf en de standenbouwer ook duidelijkheid te krijgen wat je specifiek aanspreekt in een bepaalde foto zoals bijvoorbeeld de vorm, kleur of de gebruikte materialen.

4.2 Maak een tekening
Heb je een duidelijk beeld van wat je wil?  Probeer het dan te visualiseren. Dat kan door enkele kribbels op papier of een uitgebreide 3D tekening. Artistiek hoeft dit niet te zijn als het maar een concreet en eenduidig beeld geeft van wat jij voor ogen hebt. Met een begeleidende brief en wat afmetingen krijgt jouw idee direct concrete vorm.

4.3 gebruik AI om je ideeën vorm te geven
Een andere mogelijkheid is het gebruik van AI om ontwerpschetsen te genereren op basis van prompts. Hoewel dit aanvankelijk veelbelovend lijkt, roept het gebruik van door AI gegenereerde ontwerpen ook vragen op over de praktische haalbaarheid ervan.

Want al doet AI ons graag het tegendeel geloven, de gegenereerde visuals zijn niet opgebouwd vanuit een driedimensionale berekening. De visual is 2 dimensionaal opgebouwd en houdt dus geen rekening met voor- of achterliggende structuren, zwaartekracht, wettelijke veiligheidsbepalingen,… maar ook zien we vaak een vertekend perspectief waardoor afmetingen vaak niet overeenkomen met de realiteit.

Het kan bijvoorbeeld zijn dat bepaalde ontwerpelementen technisch niet uitvoerbaar zijn binnen de beschikbare tijd, budget of de materiaalrestricties.
Dit kan leiden tot extra tijd en moeite om de ontwerpen aan te passen of opnieuw te conceptualiseren, wat de beoogde efficiëntie van AI teniet kan doen.

5. Betrek je standenbouwer vroeg in het proces
Wacht niet tot het laatste moment om contact op te nemen met je standenbouwer. Betrek hen zo vroeg mogelijk in het proces, zodat ze kunnen meedenken over het ontwerp en eventuele praktische beperkingen kunnen identificeren. Een ervaren standenbouwer kan waardevolle inzichten bieden en je helpen om jouw ideeën om te zetten in een haalbaar ontwerp.

6. Communiceer open en constructief
Effectieve communicatie is de sleutel tot een succesvolle samenwerking tussen jou en jouw standenbouwer. Wees open over je verwachtingen, maar sta ook open voor suggesties en feedback van de standenbouwer. Werk samen om eventuele uitdagingen aan te pakken en zoek naar creatieve oplossingen die het beste resultaat opleveren.

7. Wees flexibel
Het is belangrijk om flexibel te zijn tijdens het ontwerpproces. Soms moeten er compromissen worden gesloten vanwege budgettaire of praktische beperkingen. Sta open voor aanpassingen en wees bereid om samen te werken om het beste resultaat te bereiken binnen de gestelde grenzen.

Events & standenbouw

prints & Signage

branded roadshows

mobile film & tv support

tailor made furniture

custom 3D objecten